בשווקים תנודתיים, לא תמיד מנצח החזק או הזול, כי אם זה שפשוט מגיב ראשון. עולם המכרזים בישראל, במיוחד בתחומים כמו תשתיות (מכרזים של חברת החשמל, נתיבי ישראל ונמלי ישראל), מכרזי משרד הביטחון ומכרזי רשויות מקומיות, הפך לתחרותי יותר, דינמי יותר, ויחד עם אלה לתנודתי, משתנה וחסר וודאות. במציאות של השנים האחרונות מכרזים מבוטלים, משתנים, או נפתחים מהיום למחר. מציאות זו מציבה לעסקים אתגר כפול, מחד הצורך להיערך בצורה נכונה, מתוכננת ויסודית ומאידך צורך לפעול מהר.
בתנאים כאלה, אוטומציה פיננסית חכמה ומתקדמת הופכת מן הסתם למשהו שהוא הרבה מעבר למותרות, ולקריטי יותר ויותר. כבר לא מדובר רק בהקלדת מספרים לאקסל, אוטומציה פיננסית מתקדמת מושגת על ידי שילוב של כלים טכנולוגיים שמנהלים את תהליך ההחלטה מקצה לקצה. החל מאיתור וסינון מכרזים, דרך קבלת החלטת GO/NO-GO ועד הפקת ערבויות וחתימה על מסמכים תוך שעות וימים במקום שבועות וחודשים.
במאמר זה נבחן כיצד כלים של אוטומציה פיננסית הופכים עסק פסיבי ומגיב, לעסק אקטיבי ויוזם. מעבר לכך נציג מודל פעולה שיכול להבדיל בין הצלחה לפספוס, בין התמודדות לרלוונטיות מתמשכת, במיוחד בתקופות של חוסר ודאות כלכלית.
תנודתיות במכרזים – לאן המצב מתקדם ומה המשמעויות?
בישראל מתפרסמים עשרות אלפי מכרזים בכל שנה, חלקם נסגרים תוך זמן קצר, אחרים משתנים תוך כדי תנועה. תנאים רגולטוריים, שינוי תקציבי, משברים פוליטיים, כלכליים וביטחוניים או מצבי חירום בריאותיים משפיעים ישירות על זמני הפרסום, הדרישות או סיכויי ההצלחה.
עסק שלא מתעדכן בזמן אמת, עלול לגשת למכרזים שאין לו סיכוי לקבל, להכין הצעה מיותרת, לפספס מועדי הגשה, או להחמיץ מכרז רלוונטי, רק בגלל עיכוב או שינוי בירוקרטי. המשמעות היא הפסד השקעה, משאבי זמן כוח אדם וכסף, ואובדן הזדמנויות שאינן חוזרות.
מסיבות אלה, העולם עובר יותר ויותר לכלים המאפשרים תגובה מהירה ומיידית, בדגש על מערכות ניטור שוטף וניתוח משתנים, ומספקות התראות במידת הצורך.
מה כוללת אוטומציה פיננסית?
אוטומציה פיננסית היא מכלול של תהליכים המתבצעים לבד, מהר ובצורה מדויקת:
- אבחון מצב תזרימי – המערכת בודקת כמה תזרים זמין יש ברגע נתון.
- חיזוי תזרים עתידי – לפי תשלומים, הכנסות צפויות ומועדי גבייה.
- התאמה לדרישות המכרז – האם יש צורך בהלוואה? בערבות? בקו אשראי?
- שליחה מיידית של בקשה לערבות או מימון – שליחת בקשות למערכת ייעודית או גוף מממן.
- אישור מהיר על סמך מידע זמין – לא עוד טפסים ידניים, כי אם API פתוחים ודוחות מסונכרנים.
היתרון? הפחתת זמן תגובה מכמה ימים, לשעות. תהליך שהיה איטי, רווי אי-ודאות ועיכובים, הופך לזריז, מדויק ובעיקר צפוי מראש.
שימוש מערכות אוטומטיות וחכמות בקבלת החלטות GO/NO-GO
החלטה אם בכלל לגשת למכרז או לא, היא אחת ההחלטות העסקיות הקריטיות בתחום. אם בעבר התהליך דרש ישיבה עם עורך דין, כלכלן, מומחים מקצועיים ומנכ"ל. כיום מערכות מתקדמות (במיוחד כאלה הכוללת רכיבי בינה מלאכותית -AI) מסוגלות לנתח את תנאי המכרז, לסנכרן אותם עם מסד הנתונים של החברה, ולשלוח המלצה תוך דקות.
מעבר לכך מערכות GO/NO-GO יכולות לנתח נתוני עבר (כמו סיכויי זכייה, היקף סיכונים, תחומי יתרון וכד') ומשלבות אותם עם עלות הגשה צפויה ונתוני תזרים נוכחי. בכך, הן מצמצמות טעויות אנוש, ומאפשרות להגיב מהר גם כשיש עומס הצעות.
דוגמאות למערכות היכולות לסייע באוטומציה של תהליך קבלת החלטת ה- GO/NO-GO:
להלן מספר כלים (או שילובי כלים) המסייעים לעסקים להחליט אם לגשת להזדמנות עסקית כמו מכרז, פרויקט או שותפות, על סמך ניתוח מהיר של נתונים עסקיים, פיננסיים ותפעוליים. מעבר למערכות ייעודיות, אנו מציינים ברשימה זו גם כלים שמשולבים במערכות רחבות יותר כמו ERP או CRM.
1. Salesforce – Sales Cloud
- מאפשר הגדרת קריטריונים מותאמים אישית (רווחיות, יכולות ביצוע, סיכונים).
- משתמש בנתוני CRM ותמחור כדי לקבוע אם שווה להגיש הצעה.
- מאפשר להגדיר "Playbooks" של GO/NO-GO עם תסריטי תגובה.
2. monday.com – Work OS
באמצעות שילוב של טפסים אוטומטיים, לוחות ניתוח, אינטגרציה עם Excel ו- Power BI (ראה לעיל). אפשר לבנות תהליך GO/NO-GO חצי-אוטומטי: קליטת נתונים, חיווי על תנאי סף, הפקת דוחות תזרים.
3. PandaDoc + Zapier / Make
- שילוב של אוטומציות מסמכים עם תהליכי GO/NO-GO מותאמים אישית.
- ניתוח תנאים מתוך מסמכי מכרז, חישובי עלויות, תזרימי מזומנים עם הפקת המלצה.
4. מערכות BI (מודיעין עסקי) – Power BI / Tableau / Looker
- כלים אלה מאפשרים לעסקים לבנות מודל החלטה פנימי וליצור דאשבורד המציג חיווי צבעוני (ירוק/צהוב/אדום) לפי משתנים כגון:
- תקציב פרויקט מול תזרים.
- זמינות צוותי ביצוע.
- רמת סיכון משפטית/רגולטורית.
- דרישות ערבויות והיכולת לעמוד בהן.
5. מערכות ERP כגון Orcanos / Priority ERP / SAP Business One
- מערכות ERP עם מודולים של ניהול פרויקטים, כספים, הערכות סיכון.
- מאפשרות לבנות תהליך קבלת החלטות מבוסס טריגרים ותחזיות.
- מתאימות במיוחד לחברות עם הרבה פעילות מול מכרזים או תהליכים חוזרים.
RentSafe כמקרה בוחן של מהירות ופשטות בתהליך קבלת הערבות
RentSafe מציעה דוגמא לאוטומציה פיננסית פרקטית בתחום הערבויות. כאשר עסק מזהה מכרז, המערכת של RentSafe מאפשרת לו לבקש ערבות דיגיטלית מיידית, ללא צורך בריתוק הון או המתנה לאישורים מהבנק.
הפלטפורמה מבוססת על תהליך חכם שמבצע סנכרון עם מסמכי החברה, מחולל חוזים ואישורים, ומאפשר הוצאת ערבות תוך שעות. לסיכום, בעולם שבו מכרזים משתנים במהירות, RentSafe מספקת תגובה מהירה שמייצרת יתרון תחרותי אמיתי.
במציאות המשתנה מרגע לרגע מהירות אינה מותרות, היא אסטרטגיה
כאשר הזדמנויות מגיעות והולכות במהירות, היכולת להגיב מהר וחכם מהווה ייתרון גדול. מערכות אוטומטיות המתאמות בין תזרים, דרישות מכרז, ניתוח כדאיות וערבויות, הן המפתח לצמיחה עסקית בסביבה תנודתית.
