הזדמנויות עסקיות אינו נעלמות, הן פשוט עוברות למי שזז מהר יותר.  בעידן בו מכרזים נפתחים ונסגרים חדשות לבקרים, למהירות ההגשה יש ערך תחרותי מדיד. מהירות היא גורם הצלחה אינו פחות ממחיר או ציון איכות. בהקשר זה, לא פעם, זמן קבלת הערבות הוא הקש שמטה את הכף בין זכייה להחמצה. בעוד תהליכי ערבות בנקאית שמרניים כוללים לרוב בדיקות ארוכות, פגישות ובטחונות שמושכים זמן, פלטפורמות דיגיטליות מציעות פתרונות ערבויות מהירים, שקופים ומקוונים –  יתרון קריטי כששעון ההגשה מתקתק.

המהירות נוגעת בכל שלב, היא מאפשרת החלטת GO/NO-GO זריזה, מגדילה את סל המכרזים שניתן לגשת אליהם במקביל, מצמצמת “פרמיית לחץ זמן” בתמחור, ומשאירה יותר מרווח לשכלול ההצעה ולסגירת פערים טכניים ומשפטיים. איחור באישור ערבות, לעומת זאת, דוחף את הצוות לרגע האחרון, מעלה סיכון לטעויות טכניות ומנהלתיות ומגדיל את הסיכויים לפסילה.

במאמר זה נשווה בין זמני תגובה של בנקים לבין פלטפורמות דיגיטליות, נציע מדדי ביצוע ונדגים כיצד קיצור זמן האישור עשוי להיות מתורגם לאחוז הצלחות גבוה יותר. נבחן גם איך לבחור בין סוגי ערבויות בנקאיות לבין חלופות חוץ-בנקאיות בהתאם לצורך התזרימי, ונפרק לצעדים פרקטיים את הדרך לשלב ערבויות חכמות במכרזים כחלק אינטגרלי מאסטרטגיית ניהול המייצרת יתרון בזמן אמת.

היכן הולך לאיבוד הזמן?

מהו מקומה של הערבות בתהליך ההצעה למכרז?

במסלול הטבעי של עולם המכרזים כגון איתור המכרז, מחקר, תמחור, הכנת טפסים, הנפקת ערבות וכד' – שלב הערבות גורר לעיתים את העיכוב הגדול ביותר. פעמים רבות, בקשה שנכנסת מאוחר מדי דוחפת את ההצעה לסף הדד־ליין, משפיעה באופן שלילי על אופטימליות התמחור ומעלה את הסיכון לטעויות מנהלתיות. אסטרטגית. בפועל, הדבר מהווה כשל ניהולי שכן בחירה מראש בגוף המספק ערבות דיגיטלית, באופן פשוט ומקוון, חוסכת זמן וכסף. 

בנקים מול פלטפורמות דיגיטליות חדשניות – מי מהיר יותר?

כאמור, ערבות בנקאית לעסקים מגיעה עם משקל טבעי: פגישות, בטחונות, בדיקות אשראי, התאמות נוסח ועוד. לעומתה, פלטפורמות דיגיטליות מציעות פתרונות ערבויות מהירים כגון קליטה מקוונת של מסמכים, חתימה דיגיטלית, ולעתים כמו במקרה של RentSafe פריסת תשלומים חודשית במקום ריתוק הון. המשמעות התחרותית היא פחות ימי המתנה, יותר גמישות תזרימית, ושקט ניהולי לקראת ההגשה. במילים אחרות, ברוב התסריטים ובמיוחד  במקרים בהם חלון ההגשה קצר או יש צבר מכרזים, למהירות קבלת ערבות יש ערך כלכלי ועסקי ממשי.

כיצד מהירות האישור מתורגמת לניצחון? 

מהירות אישור הערבות מתבטאת במספר זירות השפעה עיקריות – 

• החלטת GO/NO-GO – ודאות מוקדמת לגבי הערבות מאפשרת להתרכז ביותר מכרזים רלוונטיים ולהפסיק להשקיע זמן במכרזים שלא יבשילו.
  
• תמחור מדויק – כשאין “קנס זמן”, אין צורך להוסיף לשורה התחתונה מרווחי ביטחון מיותרים. דיוק הוא יתרון.
  
• איכות ההצעה – זמן חופשי מהמרדף אחרי התהליך הבירוקרטי/ טכני מתפנה לשיפור הפתרון, בחינת קייס סטאדיז, ניסוח מדויק ועוד, באופן שמעלה את איכות ההצעה וסיכוייה להתקבל.
  

מהם מדדי הביצוע המרכזיים בהקשר של זמני אישור?

קיימים מספר מדדי ביצוע מרכזיים (KPI-  Key Performance Indicators) בכל הקשור לקבלת ערבות למכרזים. בהקשר זה רצוי  – 

• למדוד את משך הזמן מאיסוף המסמכים ועד אישור הערבות. 
• לקבוע יעדים של זמני אישור לפי סוג מכרז וסוג ערבות (מתוך סוגי ערבויות כגון ערבות להגשת מכרז, ערבות ביצוע, ערבות טיב וכד'). 
• להשוות באופן תמידי בין ערוצי וספקי הערבות השונים (בנקאי/דיגיטלי), 
• ליצור דשבורד שבועי, המקשר בין זמן האישור לשיעור ההצלחה. כך תוכלו לעקוב אחרי הקשר בין הגדלת המהירות למספר ההגשות האיכותיות ואחוזי הזכייה ולשפר נתונים אלה.

כיצד משיגים ציות לרגולציה ותאימות מבלי להאט?

מהירות אינה חייבת לבוא על חשבון ציות לנהלים ורגולציה. חשוב להקפיד ולעבוד עם נוסחים מקובלים, חתימות דיגיטליות מאושרות, ותיעוד מלא. מעבר לכך, צרו צ’ק-ליסט קבוע לדרישות מזמינים. באופן זה ניתן להוריד סבבי תיקונים ולהקטין את הסכנה של דחייה ופסילת הצעות על רקע טכני. לבסוף, נסו להתאים כמה שאפשר את תנאי הערבות לאורך הפרויקט ותכננו מראש נקודות הארכה, כדי שלא תופתעו בסיום התוקף.

איך שימוש באוטומציה וכלים טכנולוגיים משפיע על מהירות ההגשה?

כאשר הטכנולוגיה נכנסת לתהליך ההגשה, השעון עובד בשבילכם – תבניות ונוסחים מאושרים ממולאים אוטומטית;  כלי AI שולפים מתנאי המכרז דדליינים, דרישות סף וסכומי ערבות; חתימה דיגיטלית והנפקת ערבות מקוונת מקצרות ימי המתנה לשעות. צ’קליסטים חכמים ואינטגרציות עם מערכות ERP/CRM מעבירות נתונים לאשרור משפטי ופיננסי בלחיצה, והתראות בזמן אמת מזכירות מועדי הגשה וחידוש ערבות. התוצאה היא פחות סבבי תיקון, תמחור מדויק יותר, והגשה מוקדמת ואיכותית המגדילה את סיכויי הזכייה בלי לחנוק את התזרים.

השפעה תזרימית: מהירות בלי מחנק אשראי

ריתוק הון לצורך ערבות עלול לפגוע ביכולת לרוץ על כמה מכרזים במקביל. פתרונות תשלום חודשיים גמישים, ללא פיקדון, מהסוג שמציעה חברת RentSafe שומרים על יציבות תזרימית, ומאפשרים פורטפוליו הצעות רחב יותר. זהו יתרון מצטבר שכן יותר ניסיונות איכותיים שווים יותר זכיות נטו.

ערבות נוחה וחכמה במהירות – המפתח להצלחה

כמו בכל פעילות עסקית אחרת, מהירות היא יתרון תחרותי קריטי במכרזים. כאשר הדד-ליין קרוב, זמן אישור הערבות יכול להיות הגורם המכריע בין זכייה להחמצה. בעוד בנקים פועלים באיטיות עם פגישות, בטוחות ובדיקות אשראי, פלטפורמות דיגיטליות מאפשרות קליטה מקוונת, חתימה דיגיטלית ותשלומים חודשיים נוחים, כך שזמן ההמתנה מתקצר בזמן ששומרים על חמצן תזרימי. 

בדיוק כאן נכנסת RentSafe לתמונה, פלטפורמת ערבות חכמה שמדלגת על תורים, ניירת וחסמי תזרים. במקום לרדוף אחרי חתימות ובטוחות, הצוות מתמקד בהצעה עצמה – מחדד תמחור, מעמיק ערך ומשפר איכות. 

אישור דיגיטלי, תשלומים חודשיים וגמישות בלי הקפאת הון יוצרים מרחב נשימה אמיתי עם פחות לחץ, פחות שגיאות, בפחות זמן. התוצאה? יותר זכיות איכותיות, ופחות פספוסים. RentSafe מחברת בין קצב לשקט תפעולי ומתרגמת מהירות לניקוד גבוה ולניצחונות המתורגמים להצלחה.