כדי להצליח במכרזים, חשוב מאוד לנהל נכון את הסיכונים הכרוכים בתהליך. השתתפות במכרזים יכולה להיות הזדמנות עסקית מצוינת לחברות וארגונים, אך היא גם מלווה בסיכונים ואתגרים שיש להביא בחשבון.
טעויות או החלטות לא נכונות במהלך ההכנה והגשת המענה של המכרז עלולות לגרום להפסד כספי, פגיעה במוניטין ואף השלכות משפטיות. לכן, ניהול מושכל של הסיכונים הוא קריטי להשגת התוצאה הרצויה. לשם כך, קיימנו ראיון עם בלה זהבי, עורכת דין  עסקית ומומחית בליווי חברות וארגונים למכרזים, כדי לקבל ממנה טיפים וניסיון מהשטח, בנושא.

חשיבות הדיוק בערבות המכרז

בעת הגשת המכרז, דיוק והקפדה הם המפתח להצלחה. חשוב להקפיד על מילוי כל הפרטים הנדרשים ועל צירוף המסמכים הרלוונטיים בנוסח המדויק הנדרש. בלה מדגישה כי הנושא חשוב במיוחד בערבות המכרז: "חשוב מאוד להקפיד בנוסח ערבות המכרז ולוודא שהוא תואם במדויק את הנוסח שמופיע במסמכי המכרז. כל סטייה או טעות, ולו של ספרה אחת, עלולה להביא לפסילת הערבות ולפסילת ההצעה כולה. הסיבה היא עיקרון השוויון עליו מבוססים דיני המכרזים.כל פגם בערבות עלול להעניק יתרון בלתי הוגן למציע אחד על פני משנהו."

כדוגמה לחשיבות ההקפדה, בלה מספרת על מקרה שבו היא ייצגה חברה שלא זכתה במכרז: "ביקשנו לעיין בהצעות הזוכות, ובאחת מהן ראינו שבערבות של החברה הזוכה יש טעות בתאריך. בגלל טעות בספרה אחת, הערבות הייתה בתוקף רק שלושה ימים במקום שלושה חודשים. התיק הגיע עד לבית המשפט העליון, שפסל את הערבות ופסל את הזכייה של החברה בפרויקט ששווה מיליוני שקלים."

עיון במסמכי המכרז של המתחרים

טיפ נוסף של בלה הוא ניצול זכות העיון במסמכים שהוגשו ע"י המתחרים שזכו. כך ניתן ללמוד מהם כיצד לשפר את ההצעות העתידיות שלנו – בין אם מבחינת התמחור, ההמלצות שהוגשו או כל פרמטר אחר של איכות וללמוד לעומק את המתחרים. "צריך ללמוד כיצד המתחרים חושבים."

בלה מציינת כי זכות העיון במסמכי הזוכה לא רק מאפשרת ללמוד כיצד ניתן להתייעל, אלא גם מהווה הזדמנות לזהות פגמים שעשויים להביא לפסילת הזכייה. "הרבה פעמים המתמודדים שלא זכו נמנעים מלעיין, אולי כדי לחסוך בזמן ובמשאבים או כי הם לא מבינים את חשיבות העניין. אבל זה יכול להיות כלי מאוד אפקטיבי לפעמים", היא מסבירה. "אם אתה מזהה טעות מהותית או אי עמידה בתנאים מצד המציע הזוכה, אתה יכול להפוך את התוצאה ולהיות זה שזוכה במכרז בסופו של דבר."

בדיקת ציוני האיכות

פרמטר חשוב נוסף שבלה ממליצה להקפיד עליו בניהול סיכונים, הוא בחינת ציוני האיכות בהם נעשה נדרשים המציעים לעמוד בחלק מהמכרזים, בנוסף להצעת המחיר. לדבריה, "כשחלק מהניקוד תלוי בשיקול דעת המזמין זה עלול לייצר חוסר ודאות וסיכון". לדוגמה רכיב איכות של "התרשמות הועדה משיחה עם ממליצים… 15 נקודות" מדובר ברכיב איכות שנותן למזמין מרווח גדול מדי לשיקול דעת בנושא ויכול להשפיע על התוצאה הסופית, גם אם המחיר הוא זול.  לכן, חשוב לוודא בשלב שאלות ההבהרה כי מרכיבי האיכות מנוסחים בצורה אובייקטיבית דיה, ואם לא לבקש תיקון או דיוק של הרכיב.

התחלה קטנה והדרגתית

בלה מציעה לחברות שרק מתחילות בתחום המכרזים ועדיין חסרות ניסיון, להתחיל ממכרזים קטנים יותר שלא תמיד דורשים ניסיון קודם ספציפי בעבודות ציבוריות, וכך לאט לאט לבנות את הפורטפוליו והמוניטין בעבודה עם גופים ציבוריים או לאתר חברה שעומדת בתנאי הסף ולהציע לה להיות קבלן משנה וכך לצבור את הניסיון ואת ההמלצות הנדרשות למכרזים הבאים.

ניתוח ומיפוי הסיכונים מראש

המלצה חשובה נוספת היא לערוך מיפוי מקיף של הסיכונים עוד לפני ההחלטה לגשת למכרז ספציפי. לבחון לעומק את התנאים, הדרישות והקריטריונים, ולהעריך את ההסתברות לעמוד בהם בצורה ריאלית. בנוסף, חשוב לאמוד את העלויות והמשאבים הנדרשים להשקעה במכרז, אל מול הסיכוי והתועלת שבזכייה בו. "הערכה נכונה של הסיכונים מול הסיכויים, תוך בדיקת יכולות החברה, יכולה למנוע את הצורך להשקיע מאמצים ומשאבים לשווא או אפילו להצטער על הזכייה", אומרת בלה.

הגדלת סיכויים לזכייה עם ערבויות להצעה ולביצוע

עוד כלי חשוב לניהול הסיכונים במכרזים הוא השימוש בערבויות מכרז. הנפקת ערבות מכרז דרך הבנק עלולה לפגוע בנזילות הפיננסית של העסק. כשערבות מונפקת על ידי בנק, המציע נדרש להעמיד הון עצמי בשיעור של עד 80% מגובה הערבות, בנוסף לריבית משתנה. תנאים אלו מרתיעים עסקים רבים, במיוחד עסקים קטנים, מלגשת למכרזים.

לעומת זאת, חברת RentSafe מאפשרת הנפקת ערבויות מכרז ללא הקפאת הון או פיקדון, ובכך מאפשרת לעסקים לגשת למכרזים מבלי לפגוע בנזילות. בנוסף, התשלום החודשי הקבוע והמנותק מהריבית מגדיל את הוודאות העסקית. השימוש בערבויות חוץ בנקאיות דרך RentSafe פותח בפני העסק אפשרויות בלתי מוגבלות לגשת למכרזים ולצמוח על בסיס איכות השירות ולא על פי גובה ההון העצמי.

לסיכום, ניהול נכון של הסיכונים במכרזים מצריך תשומת לב לפרטים הקטנים, למידה מהמתחרים, הבנה של כללי המשחק, ניתוח מקדים של הסיכונים והשימוש בכלים הנכונים כמו ערבויות מכרז חוץ בנקאיות. שילוב של כל אלו יכול להגדיל משמעותית את סיכויי ההצלחה במכרזים ולתרום לצמיחה עסקית ארוכת טווח.