הצלחה בכלל והצלחה עסקית בפרט מתרחשות כאשר תכנון ומוכנות פוגשים בהזדמנות. משפט זה נכון במיוחד לתחום המכרזים הממשלתיים והציבוריים, כגון אלה של מנהל הרכש הממשלתי, חברות ממשלתיות ורשויות מקומיות. למעשה, מכרזים ציבוריים הינם אחד הכלים האפקטיביים ביותר העומדים לרשות עסקים קטנים ובינוניים לצמיחה, שכן הם מאפשרים את השגתם של חוזים רווחיים ויוקרתיים, יצירת מקור הכנסות יציבות וקבועות וכך ליציבות פיננסית בדרך להתרחבות עקבית וארוכת טווח של הפעילות העסקית. 

עם זאת, השתתפות במכרזים ללא היערכות מתאימה עלולה במהירות להפוך להזדמנות מוחמצת הגורמת לבזבוז זמן ומשאבים, לפסילת הצעות עקב חוסר התאמה, ואפילו לפגיעה במוניטין העסקי. כדי למקסם את סיכויי ההצלחה, יש לבצע תכנון מקדים, היערכות פיננסית ותפעולית ולהבטיח כי העסק מסוגל לעמוד בכל תנאי ההתחייבות. בכלל זה, נדרשים בדיקת דרישות סף, הכנת מסמכים, ניתוח סיכונים, תכנון תזרים מזומנים ושימוש בפתרונות מימון מותאמים, כגון ערבות חוץ בנקאית גמישה. 

במאמר זה נציג את הצעדים הקריטיים שכל עסק חייב לבצע לפני שהוא נכנס לעולם המכרזים, על מנת לגשת אליהם בביטחון, להימנע ממכשולים ולהבטיח שההצעות שלו תחרותיות ובעלות הסיכוי הרב ביותר לזכות.

בחינת כשירות העסק למכרזים – האם העסק שלך באמת מתאים? 

הצעד הראשון שיש לנקוט לפני שניגשים למכרז, הוא בחינה יסודית של כשירות העסק, או במילים אחרות לוודא כי הוא מסוגל לעמוד בכל הדרישות. כאמור, השתתפות במכרז ללא היערכות מתאימה עלולה לגרום לעיכובים, קשיים פיננסיים ואפילו לפגיעה במוניטין. לכן, ראשית יש לבדוק עד כמה העסק ערוך לכך מבחינת יכולות תפעוליות, משאבים, רגולציה וניסיון קודם. 

ניתוח היכולות הפנימיות של העסק 

עסק המעוניין להגיש הצעה למכרז חייב לשאול את עצמו: האם אנחנו באמת מסוגלים לספק את השירותים או המוצרים הנדרשים בתנאים ובזמן שנקבע – זיהוי החוזקות והחולשות של העסק בהקשר למכרזים הוא שלב קריטי, ולכן יש לוודא האם:

•  העסק מחזיק בכוח האדם, הציוד והתשתיות הדרושים לביצוע הפרויקט או שקיים צורך בהרחבת הצוות, ברכש נוסף או בשיתופי פעולה עם קבלני משנה כדי לעמוד בדרישות המכרז? 
• יש לעסק ניסיון קודם בביצוע פרויקטים דומים, ומהם הצלחותיו וכישלונותיו.

עמידה בדרישות סף רגולטוריות 

כמעט כל מכרז כולל תנאי סף רגולטוריים שעל העסק לעמוד בהם. לפני שניגשים, יש לבדוק האם: 

• העסק מחזיק באישורים, רישיונות והיתרים הרלוונטיים למכרזים בתחומו? 
• יש דרישות ניסיון קודמות שהעסק חייב להוכיח? 
• קיים צורך בהסמכות נוספות כמו תקנים מקצועיים או עמידה בדרישות איכות מיוחדות? 

עסק שאינו עומד בדרישות אלו עלול למצוא את עצמו נפסל מראש, ולכן יש לבצע בדיקה מקיפה ולהיערך בהתאם.

הכנת המסמכים והמידע הנדרש למכרזים

הכנה מסודרת של מסמכים עסקיים ופיננסיים היא שלב הכרחי לכל עסק המעוניין להשתתף במכרזים. ללא תיק מסודר ומעודכן, העסק עלול להתמודד עם עיכובים בתהליך ההגשה או אפילו פסילה אוטומטית. לכן, חשוב לוודא שכלל המסמכים הנדרשים מוכנים מראש, כולל דוחות כספיים עדכניים המעידים על יציבות פיננסית. 

חשוב לזכור כי מוסדות ציבוריים וארגונים גדולים דורשים לראות תמונה ברורה של מצבו הפיננסי של העסק, ולכן יש להציג מאזן רווח והפסד, תזרים מזומנים ואסמכתאות המעידות על ניהול תקין. כמו כן, יש לרכז את כל האישורים וההיתרים הנדרשים – כולל רישיונות עסק, תקני איכות והמלצות מלקוחות קודמים, כדי לחזק את אמינות העסק בעיני מקבלי ההחלטות. 

מעבר לכך, מומלץ להשקיע בשדרוג הפרופיל העסקי ויצירת חומרים שיווקיים איכותיים. הצעת מחיר מקצועית כוללת מספרים ונתונים, אך גם הצגה ברורה של יתרונות העסק, איכותו, ניסיונו וערכים מוספים שהוא מביא למכרז. בהקשר זה, יש לוודא שכל חוזה ומסמך מכרז נבדקים משפטית לפני ההגשה – תנאים משפטיים מחייבים עלולים להעמיס התחייבויות כבדות על העסק, ולכן חשוב לבדוק את האחריות החוזית, סעיפי פיצויים ואפשרויות יציאה מהחוזה. הסתייעות בעורכי דין ורואי חשבון מנוסים יכולה למנוע בעיות משפטיות ולהבטיח שהעסק לא לוקח על עצמו התחייבויות מסוכנות או בלתי אפשריות לביצוע.

היערכות פיננסית – כיצד לנהל תקציב ותזרים מזומנים לפני ואחרי הזכייה?

ניהול פיננסי נכון הוא אחד הגורמים הקריטיים להצלחה בכל פרויקט ומכרזים אינם יוצאי דופן. לפני הגשת הצעה, העסק חייב לחשב במדויק את העלויות הכוללות של ההשתתפות, כולל הכנת ההצעה, רכש, כוח אדם, לוגיסטיקה וערבויות נדרשות. יש לבחון היטב האם העסק יכול לממן את ביצוע הפרויקט גם אם התשלומים יתקבלו בשלבים מאוחרים – תרחיש נפוץ במכרזים ציבוריים. תכנון שגוי עלול להוביל ללחץ תזרימי, עיכובים בפרויקטים ואף הפסדים כספיים, ולכן חיוני להכין תוכנית כלכלית שתבטיח שאתם מסוגלים לבצע את הפרויקט ללא פגיעה בהתנהלות השוטפת של העסק. 

בהקשר זה יצוין כי אחד האתגרים המשמעותיים הוא דרישת הערבות למכרז, אשר במקרים של לקיחת ערבות בנקאית מחייבת עסקים להפקיד הון משמעותי, ובכך לצמצם את הגמישות הפיננסית ולפגוע בתזרים המזומנים. כאן נכנס הפתרון החדשני של RentSafe – "ערבות כשירות", המאפשר לעסקים להעמיד ערבויות מבלי לרתק הון –  במקום להקפיא כספים ולחכות לאישור בנקאי, ניתן לקבל ערבות חוץ בנקאית בתשלומים חודשיים קבועים, תוך שמירה על נזילות פיננסית מלאה ויכולת תפעולית גמישה. בדרך זו העסק יכול להשתתף במספר מכרזים במקביל, להגדיל את הסיכוי לזכות, ולהימנע ממחנק אשראי. פתרון ה"ערבות כשירות" מעניק שקט נפשי, יציבות עסקית וגמישות פיננסית לכל אורך תהליך המכרז והביצוע.

אסטרטגיות להגשת הצעה מנצחת במכרזים 

לצורך הגדלת ומיקסום הסיכוי לזכייה במכרז, יש לגשת לתהליך באופן מחושב ואסטרטגי. הצעה מוצלחת אינה מסתכמת רק בהצעת מחיר נמוכה – היא חייבת להיות מתוכננת היטב, רווחית ולהציג יתרונות תחרותיים ברורים. להלן העקרונות הקריטיים בדרך ליצירת הצעה מנצחת:

1. חקר שוק יסודי – לפני שמגישים הצעה, יש לבצע ניתוח יסודי של השוק, בין היתר כדאי לבדוק –

•  מהם הצרכים של הגורמים הפועלים בשוק?
• מיהם השחקנים הפועלים בו?
• הצעות זוכות ממכרזים קודמים של אותו לקוח ולקוחות אחרים – כמה שילמו על פרויקטים דומים? מה טווח המחירים שהתקבלו?

2.  חישוב עלויות מדויק – יש לכלול בחישוב:

• הוצאות ישירות (חומרים, כוח אדם, לוגיסטיקה וכד').
• הוצאות עקיפות (תחזוקה, שירותים נלווים, ערבויות וכד'). 
• שולי בטיחות – כדאי להקפיד על שולי בטיחות לכל תת סעיף בתחשיב ההוצאות  ולבסוף להקצות סכום נוסף שישמש ככרית ביטחון.

3. תמחור נכון: קביעת מחיר אופטימלי תוך שמירה על רווחיות – הצעה תחרותית אינה חייבת להיות בהכרוח ההצעה הזולה ביותר, אלא זו שמציעה את התמורה הטובה ביותר לכסף. 
4. ערך מוסף – האם ניתן להציע תנאי שירות טובים יותר, חדשנות טכנולוגית או התאמה לצרכי הלקוח? אלו יכולים להעניק יתרון משמעותי על פני המתחרים. 
5. הגשת מסמכים בצורה נכונה ומקצועית – ועדות המכרזים מקבלות עשרות ולעיתים מאות הצעות, ולכן הצעה מסודרת וברורה יכולה לשפר את הרושם ולמנוע פסילות טכניות. לשם כך יש לבצע:

•  בדיקה קפדנית של הדרישות – יש לוודא שכל המסמכים והאישורים קיימים וחתומים כנדרש. 
• הגהות טכניות ולשוניות – טעויות הקלדה, מסמכים חסרים או חוסר התאמה לדרישות המכרז עלולים להוביל לפסילה אוטומטית.
• הצגת יכולות העסק באופן משכנע – הבלטת ניסיון קודם, הצלחות, לקוחות מרוצים ותעודות מקצועיות שמחזקות את אמינות העסק. 
• שימוש בשפה ברורה ומקצועית – מסמך קריא וענייני משדר מקצועיות ומגביר את הסיכוי להתקבל. 

תמחור נכון, הצגת יכולות משכנעת והימנעות מטעויות טכניות יכולים להיות ההבדל בין זכייה במכרז לבין פסילתו.

כניסה לעולם המכרזים – האם העסק שלך באמת מוכן? 

השתתפות במכרזים יכולה להוות מקפצה משמעותית לצמיחת העסק, אך גישה חפוזה ללא היערכות מסודרת עלולה לגרום לבזבוז משאבים ואף לפגוע בפעילות העסקית. כדי להבטיח הצלחה, חשוב לבצע בדיקה מעמיקה של כשירות העסק, לוודא עמידה בדרישות סף, להכין מסמכים פיננסיים ומשפטיים בצורה מקצועית ולתכנן את התזרים כך שהעסק יוכל לעמוד בכל התחייבות. בנוסף, יש להקדיש מחשבה לתמחור נכון, הגשת הצעה ברורה ואטרקטיבית ואיכותית ולהימנעות מטעויות מנהלתיות שיכולות להוביל לפסילה מיותרת. 

יש לזכור כי אחד האתגרים המרכזיים לעסקים קטנים הוא דרישת הערבות, העלולה לפגוע בנזילות הפיננסית ולהגביל את היכולת להשתתף במספר מכרזים במקביל. כאן נכנס הפתרון של RentSafe, המציע ערבות חוץ בנקאית ללא צורך בריתוק הון, תוך תשלומים חודשיים קבועים שמאפשרים לעסקים לשמור על יציבות ולמקסם את סיכויי ההצלחה. 

לסיכום – האם העסק שלכם באמת מוכן להיכנס לעולם המכרזים? זה הזמן לבדוק, לתכנן ולגשת בביטחון להזדמנויות העסקיות שיכולות לשנות את עתידכם! המומחים של RentSafe כאן לכל שאלה ובקשה.